Factura electrónica obligatoria: cuándo entra en vigor y cómo afecta a las pymes

La factura electrónica dejará de ser una opción voluntaria para convertirse en una obligación legal para empresas y autónomos en España. Aunque muchas pymes ya utilizan programas de facturación, no todas cumplen todavía con los requisitos legales que se exigirán en los próximos años.

En este artículo te explicamos qué es exactamente la factura electrónica obligatoria, cuándo entra en vigor, a quién afecta y qué debe hacer una pyme para adaptarse sin sobresaltos.

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica es un documento digital con validez legal, que se emite, envía y recibe en formato electrónico estructurado, permitiendo su tratamiento automático por los sistemas informáticos.

⚠️ Importante:
Enviar un PDF por correo electrónico NO siempre se considera factura electrónica válida según la nueva normativa.

La obligación nace de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, cuyo objetivo es:

• Reducir la morosidad
• Impulsar la digitalización
• Mejorar el control fiscal y la trazabilidad de los pagos

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

La entrada en vigor será progresiva, según el tamaño de la empresa:

📅 Fechas previstas

• Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros
  Obligación aproximada: 1 año tras la aprobación del reglamento técnico.
• Resto de empresas y autónomos
  Obligación aproximada: 2 años tras la aprobación del reglamento.

*Aunque el reglamento definitivo aún no está publicado, la obligación es segura y las empresas deberían empezar a prepararse ya.

¿A quién afecta esta obligación?

La factura electrónica obligatoria afectará a:

• ✔️ Pymes
• ✔️ Autónomos
• ✔️ Empresas que facturen a otras empresas o profesionales (B2B)

❌ No afecta, de momento, a las facturas emitidas a consumidores finales (B2C).

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

Para cumplir con la normativa, la factura electrónica deberá:

• Estar en formato estructurado (como Facturae u otros admitidos).
• Permitir la interoperabilidad entre sistemas.
• Garantizar:
  • Autenticidad del emisor
  • Integridad del contenido
  • Conservación durante el plazo legal
• Incluir información sobre el estado del pago (clave para controlar la morosidad).

Diferencia entre factura electrónica y PDF por email

Este es uno de los errores más comunes entre pymes:

PDF por email	Factura electrónica
Documento visual	Documento estructurado
No automatizable	Procesable automáticamente
No cumple siempre la ley	Cumple normativa
Difícil control de pagos	Seguimiento del estado

Muchas pymes creen que ya cumplen, pero no es así.

¿Qué debe hacer una pyme para adaptarse?

✅ 1. Revisar su software de facturación

Asegúrate de que:

• Permitirá emitir facturas electrónicas estructuradas.
• Se actualizará conforme a la normativa.
• Garantiza conservación y trazabilidad.

✅ 2. Hablar con su asesor o proveedor tecnológico

Es clave coordinar:

• Cómo se enviarán y recibirán las facturas.
• Cómo se almacenarán.
• Cómo se gestionará el estado de pago.

✅ 3. No esperar al último momento

Adaptarse con prisas suele implicar:

• Soluciones más caras
• Dependencia total del proveedor
• Errores en facturación

Relación entre factura electrónica y Verifactu

Aunque están relacionadas, no son lo mismo:

• Factura electrónica: obligación mercantil (Ley Crea y Crece).
• Verifactu: sistema de control fiscal impulsado por Hacienda.

Resumen final

La factura electrónica obligatoria no es solo un cambio legal, sino un cambio en la forma de trabajar de las pymes españolas.

Las empresas que se anticipen:

• Evitarán sanciones
• Reducirán errores
• Ganarán eficiencia y control financiero

La clave no es solo cumplir, sino elegir bien cómo hacerlo.