Fichaje digital obligatorio en España: lo que toda empresa debe saber en 2025

Desde la aprobación del Real Decreto-ley 8/2019 y su progresiva evolución, el registro digital de la jornada laboral se ha convertido en una obligación legal para todas las empresas en España. En 2025, con la consolidación de nuevas tecnologías y herramientas de control, el fichaje digital no solo es obligatorio, sino también un elemento clave para garantizar la transparencia, el cumplimiento legal y la conciliación laboral.

¿Qué establece la ley sobre el control horario?

La normativa vigente obliga a todas las empresas (sin importar su tamaño o sector) a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, especificando la hora exacta de entrada y salida. Este control debe ser fácilmente accesible, seguro y conservado durante 4 años.

La principal novedad en los últimos años ha sido la digitalización del sistema de fichaje, impulsada por la digitalización del entorno laboral y el auge del trabajo híbrido y remoto.

¿Qué se considera fichaje digital?

El fichaje digital consiste en el uso de herramientas tecnológicas (software o apps) para registrar el inicio y fin de la jornada laboral, así como pausas, descansos o cambios de turno. Esto incluye:

• Aplicaciones móviles o web para empleados.
• Software integrado en ERPs o sistemas de RRHH.
• Terminales biométricos o con código PIN.
• Fichaje mediante geolocalización (para trabajadores móviles).

Beneficios del fichaje digital más allá del cumplimiento legal

1. Transparencia y protección para empresa y trabajador

Contar con un sistema fiable de fichaje digital protege a ambas partes en caso de inspecciones, conflictos laborales o demandas por horas extra no registradas.

2. Mejora de la productividad y la gestión de tiempos

Las plataformas de control horario permiten analizar datos reales de presencia, ausencias y tiempos muertos, lo que ayuda a optimizar los recursos humanos y mejorar la planificación.

3. Adaptación al teletrabajo y flexibilidad laboral

El fichaje digital se adapta fácilmente a entornos híbridos o en remoto, permitiendo que los empleados registren su jornada desde casa o desde cualquier lugar con conexión a internet.

4. Integración con nóminas y RRHH

Muchos sistemas de fichaje digital están integrados con soluciones de gestión de nóminas, vacaciones y turnos, lo que simplifica los procesos administrativos y reduce errores.

¿Qué requisitos debe cumplir el sistema de control horario?

• Fiabilidad y veracidad: debe registrar los datos sin posibilidad de manipulación.
• Accesibilidad: el trabajador debe poder consultar su propio historial de fichajes.
• Protección de datos: debe cumplir con la normativa GDPR y LOPDGDD, garantizando la privacidad del empleado.
• Conservación durante al menos 4 años, como exige la ley.

¿Qué riesgos existen si no se cumple la ley?

El incumplimiento del registro horario puede conllevar sanciones económicas por parte de la Inspección de Trabajo. Estas multas pueden ir desde los 750 € hasta los 7.500 € por infracción, dependiendo de su gravedad.

Además, en caso de conflictos laborales, la falta de registros fiables puede jugar en contra de la empresa.

¿Qué soluciones existen para implementar el fichaje digital?

Existen múltiples opciones en el mercado, desde soluciones de control horario en la nube hasta sistemas integrados con biometría. Algunos de los factores a valorar son:

• Facilidad de uso para empleados y administradores.
• Compatibilidad con dispositivos móviles.
• Reportes y exportación para auditorías.
• Cumplimiento normativo en materia laboral y de protección de datos.

El fichaje digital es una inversión en legalidad y eficiencia

Adaptarse a la ley de registro horario no es solo una obligación, sino una oportunidad para mejorar la gestión del tiempo, prevenir conflictos y optimizar recursos. Contar con un sistema de fichaje digital robusto, seguro y fácil de usar es clave para el futuro del trabajo en España.